FotoReg

FotoReg kan brukast til registrering av bilete og all informasjon som er knytta til biletet. Ein kan og registrere fleire bilete til same biletinformasjonen. Kvar eigar av bilete blir registrert som ei biletsamling med eit nr, og om det blir innsamla bileta frå ein eigar fleire gonger vil alle bileta vere registrerte i same eigar og same nr. På skjermen vil ein sjå både bilete og informasjonen samtidig.

For kvart bilete kan du registrere:

· Eigar av samlinga, kva slag bilete, storleik, motiv, informant og registrator

· Emner, t.d. familie, jordbruk, samferdsel, kulturlandskap osv.

· Personar med personopplysningar og relasjonar til andre personar, og opplysningar om fødestad, bustad, yrke osv.

· Stader med eventuell kopling til gards- og bruksnummer

På alle desse er det høve til å skrive inn eigne merknader med ubegrensa lengde i eigne fritekstfelt. All innskriven tekst er søkbar for å finne spesielle bilete.

Hovudskjermbiletet

Ved oppstart av programmet kjem ein rett inn på hovudskjermbiletet (fig. 1).

Dette har fire nivå med skiljeark. På det øvste nivået kan ein veksle mellom å vise opplysningar frå Enkeltposter, eller Listevisning som viser alle postane som er registrert i den aktuelle basen. Registreringa skjer under dei fire ulike skiljearka.

Figur 1 - hovudskjermbiletet

Biletet er her importert og knytta til biletteksten som er innskriven under skiljearka: Foto, Emne, Personar og Stader.

Ny (Alt-N) tømmer skjermbiletet og gjer klar for registrering av ein ny post av den typen ein står inn på (ny Fotopost når skiljearket Foto er framme, ny person når Person er framme).

Slett (Alt-T) sletter koplinga mellom foto og emne, foto og person, eller mellom foto og stad (avhengig av kva skiljeark som er framme). Dersom det ikkje er andre fotopostar som er kopla til personen eller staden blir òg opplysningane om personen eller staden sletta. Emne vert ikkje sletta sjølv om det ikkje er andre kjeldepostar som er kopla til dei.

Sjølve fotoposten kan berre slettast dersom han ikkje er kopla til emne, personar eller stader. Skal ein slette ein fotopost må ein difor fyrst slette alle koplingar til emne, personar og stader.

Du kan slette koplinga mellom biletet og fotoposten ved å markere bildet og trykke Delete

Velg (Alt-V) er tilgjengeleg berre ved registrering av personar og stader. Ein kan med denne velje å opprette ei kopling mellom den fotoposten ein registrerer og ein person eller stad som allereie er registrert i samband med ein annan fotoepost. Før ein opprettar ei slik kopling må ein vere sikker på at det verkeleg er rett person eller stad ein opprettar kopling til.

Angre (Alt-A) stiller attende endringane ein har gjort på det skiljearket som er framme. Dersom ein held på med ein ny post blir denne blanka ut, og den førre posten henta fram att.

Ok (Alt-O) lagrar opplysningane på det synlege skiljearket og ein vert ståande på den same posten og same skiljearket.

Knappane med piler for å bla gjeld likevel sjølve fotopostane uansett kva skiljeark som er framme. Når ein blar frå post til post med pilknappane vil heile tida det same skiljearket stå framme.

Lagring

Opplysningane ein har skreve inn vert automatisk lagra kvar gong ein bytter skiljeark (foto, emne, person stad eller enkeltpost, liste). Dei vert også lagra når ein blar til ein annan post, eller når ein ber om å få oppretta ein ny post.

På skiljearket Foto vert ein spurd om ein vil lagre endringar. På dei andre skiljearka blir alle endringar lagra automatisk.

Import av bileta

Det kan vere praktisk å starte med import av bileta til FotoReg. Alle bileta i kvar samling bør lagrast på mappe for seg. Bileta skal vere lagra i JPEG format. Bileta bør vere rimeleg godt justerte før import i FotoReg. Det kan vere mest praktisk med omsyn til at databasen kanskje skal flyttast til andre maskiner, lagrast på CD osv å lage lågoppløyselege bilete til bruk for import i FotoReg. Bileta kan f. eks lagrast i 1024 x 840, og med JPEG komprimering på 4 eller 5. Det er særs viktig å passe på at originalbileta og dei importerte har nøyaktig same filnamn. Når du ynskjer å forstørre bilete på skjermen (dobbeltklikk på biletet) for å sjå på detaljer hentar programmet informasjon frå det originale biletet så filnamna må derfor vere identiske.

Import

På menylinja vel du først Miniatyrer så Import og det er berre å velje rett mappe, markere alle bileta og klikke på Åpne. Dersom ikkje bileta vises på skjermen vel du på nytt Miniatyrar og Vis uregistrerte og får da opp dialogboksen for uregistrerte bilete, (fig. 2.)

Du kan nå ordne bileta i ei eller fleire kollonar i skjermbiletet ditt.

Figur 2 – dialogboks for uregistrerte bilete

Alle bileta i samlinga du har vald ligg nå som uregistrerte bilete i meldingsboksen uregistrerte bilder.

Kopling av tekst og bilete

Du markerer så det første biletet i samlinga og trykker på Overfør (fig 2). Du får da opp Dialogboks for registrering av opplysningar om bilete (fig. 3). I nedtrekkslista ved sida av Materiale vel du kva originalbiletet var, f eks SH kopi (svart/kvitt kopi) osv. Skriv inn Foto nr og negativ nr om det finst. Formatet på biletet er alltid høgde først, så breidde. Bilete som blir kopla mot teksten blir nå flytta til venstre sida på skjermen. Avslutt med OK. Ved å dobbeltklikke på det importerte biletet får du det forstørre på skjermen.

Figur 3 - Dialogboks for registrering av opplysningar om biletet

Innskriving av biletinformasjon

Foto

Du startar arbeidet med å velje skiljearket Foto.

Samling

Ved å trykke på knappen ved sida av Samling får du opp skjema for registrering av den som eig samlinga (fig 4). Eigar kan vera ein person, familie, verksemd, avis o.l.

Figur 4 – registrering av samling

Eigar:

Skriv etternamnet først, så fornamnet.

Signatur:

Programmet lagar automatisk signatur med første bokstav i fornamnet og dei to første i etternamnet. Dersom denne bokstavkombinasjone er brukt før, må du velje ein ny kombinasjon f. eks to første i fornamnet og første i etternamnet.

Sign ID:

Her skriv du inn bileteigaren sitt nummer – som står på samlingsskjemaet.

Periode Fra – Til:

Fyll ut årstal for perioden. Dersom du også har dato for perioden klkkar du på knappen mellom Fra og Til og kan så fylle ut dag og måned.

Utvalg fra samlinga

Her skal du skriva kort om kva bilete som er valde ut, registrerte og avfotograferte.

Omtale av samlinga

Her kan du skrive litt om korleis samlinga er komen til. Ofte vil det vere bilete som er tekne av noverande og tidlegare medlemmer i eigaren sin familie. I andre samanhengar kan samlinga ha kome til som resultat av verksemda eigar driv. Avslutt med å trykke på Velg, og eigar er nå vald for første biletsamlinga.

Registrator

Ved å trykke på knappen ved sida av Registrator (fig 4) får du opp meldingsboksen "Personar med tilknytning til foto" (fig 5) for å skrive inn opplysningar om personen.

Figurd 5 – registrering av personar med tilknytning til foto

Fyll ut alle personopplysningane: fornavn, etternavn og kjønn. Vidare dei opplysningane du har om fødselsår, yrke, adresse osv. Til slutt trykker du på knappen Velg, og denne personen er vald som registrator. Du kan også avslutte med å trykke på Lukk og så velje registrator i nedtrekkslista ved sida av Registrator.

Motiv

Feltet skal brukast til stikkord som kan beskrive motivet. Ved registrering er det viktig å tenkje seg kva for ord brukarar av fotobasen vil søkje etter i dette feltet. Du går til neste felt ved å trykke Tabulator, og til feltet framafor ved å trykke Shift+Tabulator.

Tid: Fra – Til

Skriv inn årstala, dersom du også har dato klikkar du på knappen mellom Fra – Til og får opp meldingsboksen Tidspunkt for innskriving av dato (fig 6)

Fig 6 –meldingsboks for tidspunkt

Tilstand

Vurdering av kor god eller dårleg teknisk stand biletet er i, kan vere vanskeleg. Bra er beste "karakter" til stort sett feilfrie bilete. Nokså bra til bilete som kan vere litt uskarpe, ha riper eller andre feil. Dårleg er lengst nede på karakterskalaen.

Klausul

Skriv "Ja" eller "Ingen" i dette feltet.

Eigar

Trykk på kanppen ved sida av Eigar så får du opp meldingsboksen for registrering av person med tilknytning til foto (fig 5). Fyll ut opplysningane du har om personen.

Er personen registrert frå før kan du velje han frå nedtrekkslista.

Dette er ein felles namnebase for felta Informant, Fotograf, Felt.reg og Data.reg. og Registrator. Alle personar som er registrert i eitt av desse felta er nå tilgjengeleg under nedtrekkslista i alle felta som er nemnde ovafor.

Fotograf

For registrering av ny fotograf trykker du på knappen til høgre for Fotograf og får opp meldingsboksen "Personar med tilknytning til foto" (fig 5) og fyller ut opplysningane du har om fotografen. Avslutt med Velg. Er personen registrert frå før kan du velje han frå nedtrekkslista.

Arkivering

Felt for innskriveing av kvar originalen er.

Felt for innskriving av kven som har copyrigt til biletet.

Informant

Trykk på knappen ved sida av feltet Informant for å velje rett person (oftast eigaren av samlinga) Her kan du velje alle informantane som har gitt opplysningar om biletet. (fig 7) Dersom her er personar som ikkje er registrerte før, klikkar du på knappen Personar og får opp meldingsboksen for registrering av nye personar (fig 5). Avslutt med å trykke på Ok. Er personen registrert frå før kan du velje han frå nedtrekkslista.

Figur 7 Meldingsboks for val av informantar

Feltreg

Personen som har registrert biletet i felt skal skrivast inn her. Meldingsboks for innskriving av ny person får du opp ved å trykke på knappen ved sida av feltet Felt.reg.: Er personen registrert frå før kan du velje han frå nedtrekkslista.

Datareg

Personen som skriv inn opplysningane på data skal skrivast her. Meldingsboks for innskriving av ny person får du opp ved å trykke på knappen ved sida av feltet Felt.reg.: Er personen registrert frå før kan du velje han frå nedtrekkslista.

Reg.dato.:

Registreringsdatoen blir sett automatisk av programmet, og er datoen for innskriving av skjemaet.

Merknad

Plass for spesielle merknader til biletet.

Lagring

Du lagrar opplysningane under Foto ved å trykke OK. (alt+ O). Du får ikkje tilgang til nytt skiljeark eller ny post før du har lagra innhaldet i Foto.

Emner

Under skiljearket Emner (fig 8) kan du velje mellom dei forslaga som er lista opp. Du vel først hovedemne og så underemne. Du markerer ditt val og dobbeltklikkar for å få emnet registrert, og lagrar det med Ok.

Figurd 8 – Skiljearket Emner

Dersom du vil registrere fleire emne til same biletet klikkar du Ny og kan markere fleire emne. Avslutt med Ok.

I tillegg kan du skrive inn opplysningar i felta for Stikkord og Merknad.

Slett emne (kopling til emne)

Når ein slettar eit emne sletter ein koplinga mellom fotografiet og emnet, og dei stikkorda og merknadene ein har registrert. Sjølve emneorda blir ikkje sletta frå lista over emneord. Dersom ein vil slette sjølve emneorda må ein gå inn på Verktøy på hovudmenyen og velje Systemtabeller – Emner. Det er ikkje mogleg å slette emneord som allereie er kopla til ein eller fleire fotopostar.

Lagring

Endringar for emne vert automatisk lagra når ein:

– vel Ny (nytt emne)

– flytter markøren til eit anne emne som er kopla til fotografiet (i den øvste lista)

– blar til ein ny fotopost

– bytter til eit anna skiljeark

– eller du lagrar ved å trykke OK (Alt-O).

Personar

Under skiljearket Personar skal du registrere personen/ane på biletet. Fyll ut opplysningane du har i felta: Fornamn, Farsnamn, Etternamn, Kjønn, Født og Død. I feltet Plasssering reknar du personane frå venstre. Merk at kjønn må alltid fyllast ut for å kunne lagre og starte med neste person. Du lagrar og får blanke felt for å registrere neste person ved å klikke på Ny.

Figur 9 – Skiljearket for registrering av personar

Dersom personen er innskriven før klikkar du på Velg og får opp meldingsboksen med alle registrerte personar (fig 10). Marker personen du har vald og avslutt med Velg.

Figur 10 – meldingsboks med oversikt over personar

Dersom personane er i slekt klikkar du på knappen Relasjonar (fig11) og vel først i nedtrekkslista ved sida av Relasjon f. eks datter, så vel du personen i nedtrekkslista ( i dette tilfelle mora) ved sida av til.: og avslutt med OK.

Figur 11 – meldingsboks for familierelasjonar

Har du opplysningar om stader personen er fødd, flytta til eller knytta til på andre måtar klikkar du på knappen Tiknytning til stader og får opp meldingsboksen for å registrere desse opplysningane.

Figur 12 – meldingsboks for tilknytning til stader

Du registrerer ein ny stad ved å klikke på knappen ved sida av Stad og skriv inn namn og kommune. Stadane som er registrerte kan så veljast frå nedtrekkslista ved sida av Stad. Avslutt med Ok.

I tillegg kan du nytte felta Merknad og Eigne merknader.

Slette relasjon

For å slette ein relasjon må ein opne dialogboksen for redigering av relasjonen og velje knappen Slett (Alt-T) der.

Lagring

Endringar for Person vert automatisk lagra når ein:

– vel Ny (nytt emne)

– flytter markøren til eit anne emne som er kopla til fotografiet (i den øvste lista)

– blar til ein ny fotopost

– bytter til eit anna skiljeark

Stader

Under skiljearket Stader kan du skrive inn stader med tilknytning til fotoet (fig 13)

Figur 13 – skiljeark for registrering av stader

Fyll ut opplysningane du har om Gard/stad, grend, kommune og gards og bruksnr. Dersom du skal registrer fleire stader til same biletet klikkar du på Ny, staden du har skrive inn blir lagra og du kan skrive inn ny stad i dei blanke felta. Dersom staden er innskriven før klikkar du på Velg og får opp meldingsboksen med alle registrerte stader (fig 14). Marker staden du har vald og avslutt med Velg.

Meldingsboksen har også søkefelt for å søke fram stader eller gards/bruksnr som er registrerte før.

Figurd 14 – meldingsboks for oversikt over stader.

Slett stad

Med Slett (Alt-T) kan ein slette koplinga mellom ein stad og fotoposten.

Dersom staden ikkje er kopla til andre fotoposter vil òg opplysningane om sjølve staden bli sletta samtidig med at koplinga blir oppheva.

Lagring

Endringar for ein stad vert automatisk lagra når ein:

· vel Ny (ny stad)

· flytter markøren til ein anna stad som er kopla til kjelda (i den øvste lista)

· blar til ein ny fotopost

· bytter til eit anna skiljeark

Registrering av bilete nr 2

Vel skiljearket Foto og klikk på Ny. Feltet Samling er nå markert, ved å trykke "ordmellomrom" har du valt same namn på samling som forrige bilete og kan gå vidare i arbeidet med neste bilete.

Listevisning

I listevisning blir i utgangspunktet alle fotopostane som er registrert vist med ei linje for kvar post.

For å byte mellom visning av enkeltpostar og liste kan ein bruke snarvegen Ctrl-Tab.

Figurd 15 Listevisning

I listevisning er det nokre få enkle operasjonar som ein kan gjere direkte på lista:

· velje ein post ved å dobbeltklikke på han, eller trykke <enter> når posten er markert. Ein bytter da automatisk over til enkeltpostvisning av den markerte posten.

· sortere lista alfabetisk ved å klikke på overskrifta til ein kolonne. Når ein klikker fleire gonger vil den bytte mellom stigande og synkande sortering.

· filtrere lista på ein bestemt verdi ved å stå med musepeikaren på ei opplysning, høgreklikke og velje filtrer.

· hente fram att den fullstendige lista ved å høgreklikke og velje alle (Alt-A)

Ein kan godt sortere ei liste som allereie er filtrert, og ein kan gjere fleire filtreringar etter kvarandre for å avgrense utvalet av postar som blir viste.

Søk

Valet Søk på hovudmenyen gjer fire alternativ for søk: søk i enkeltfelt, og samansette søk etter foto, person og stad.

Søk i enkeltfelt

Her får ein opp ein enkel dialogboks med eit felt for kvar av dei kolonnane som synest i listevisning. Når ein byrjar skrive i eit av felta vil lista automatisk bli sortert etter denne opplysninga og markøren i lista vil flytte seg til den posten kor verdien er nærast det søkekravet som blir oppgjeve.

Dialogboksen for søk i enkeltfelt kan brukast på same måte om ein står i visning av enkeltpost, og ein vil automatisk få fram den posten som samsvarer best med søkekravet.

Dialogboksen vil heile tida ligge på øvst og ikkje bli gøymt bak hovudskjermbiletet.

NB. Søket kombinerer ikkje verdiane frå fleire felt. Det søker berre ut frå verdien i det feltet kor ein har markøren og skriv inn søkekrav.

Figur 16 - dialogboks for søk i Foto

Søk i Foto (samansett søk)

Ved avansert søk i Foto får ein opp ein dialogboks (fig. 17) kor ein kan velje kva felt det skal søkast i, korleis søket skal utførast (operator) og kva verdi ein vil søke etter.

Ein kan kombinere inntil 3 søkekrav med logisk OG (krava må vere oppfylte samtidig) eller logisk ELLER (det eine og/eller det andre kravet må være oppfylt).

Figurd 17 – dialogboks for søk i Foto

Når ein søker får ein opp det utvalet av postar som passer med søkekravet i listevisning (fig. 18).

Figurd 18 – eks på resultat av samansatt søk i Foto

Med søk i fritekst (søk etter ord i referat og merknader) kan ein søke etter heile ord eller deler av ord som er brukt i referat og merknadsfelt. Ein kan og søke etter ord (eller deler av ord) i tittelen ved å velje operatoren inneholder når ein søker etter tittel.

For å få vist alle postane att må ein anten høgreklikke i lista og velje Alle, gå inn på hovudmenyen Søk - Opphev filter, eller bruke snarvegen Ctrl-A.

Søk etter person (samansett søk)

Ved søk etter person får ein opp ein dialogboks (fig. 19) kor ein kan velje kva felt ein vil søke i, og korleis søket skal utførast. Resultatet av søket kjem i lista over søkefelta. Denne lista kan òg sorterast på vanleg måte ved å klikke på overskrifta over kvar kolonne.

Figur 19 - eksempel på samansatt søk etter person

Kvar person som er funne kan vere nemnt i ein eller fleire poster. For å få vist fotopostane for kvar einskild person må ein gå inn på personlista og dobbeltklikke på personen (eller trykke <enter> når ein person er markert). Fotopostane kor personen er nemnt blir da vist i den vanlege listevisninga for fotoposter. Ved å dobbeltklikke (eller trykke <enter>) på denne fotoposten bytter ein over og viser enkeltposten med fokus på den aktuelle personen (fig. 19).

Figur 20 - visning av person funne ved søk

Søk etter stad (samansett søk)

Ved søk etter stad får ein opp ein dialogboks (fig. 21) kor ein kan velje kva felt ein vil søke i, og korleis søket skal utførast. Resultatet av søket kjem i lista over søkefelta. Denne lista kan òg sorterast på vanleg måte ved å klikke på overskrifta over kvar kolonne.

Figur 21 - eksempel på samansett søk etter stad

Kvar stad som er funne kan vere nemnt i ein eller fleire kjeldeposter. For å få vist kjeldepostane for kvar einskild stad må ein gå inn på lista over stader og dobbeltklikke stadnamnet (eller trykke <enter> når eit stadnamn er markert). Kjeldepostane kor staden er nemnt blir da vist i den vanlege listevisninga for kjeldeposter. Ved å dobbeltklikke (eller trykke <enter>) på denne kjeldeposten bytter ein over og viser enkeltposten med fokus på den aktuelle staden (fig. 21)..

Figur 22 - visning av stad funne ved søk

Oversyn over snarvegar

Menyval

Alt-R Hovudmeny – Registrer

S - Samling

F - Fotograf

G - Gruppe

Alt-S Hovudmeny – Søk

E - Søk – enkeltfelt

F - Søk – foto

P - Søk – person

S - Søk – stad

Alt-V Hovudmeny – Verktøy

B - Bytte database

S - Systemtabeller

R - Reindeksere (førebels ikkje tilgjengeleg)

Val av skiljeark

Ctrl-Tab Bytte mellom enkeltpost og listevisning

Alt-E Visning av enkeltpost

Alt-L Visning av liste

Alt-F Foto - hovudpost

Alt-M Emne

Alt-P Personar

Alt-D Stader

Generelle ved registrering

Alt-T Slett

Alt-G Velg

Alt-N Ny

Alt-A Angre

Alt-O OK

Ekstra ved registrering av person

Alt-J Relasjoner for person

Alt-B Bustad, fødestad for person

Søking / filtrering

Ctrl-S Hurtigsøk i kjelde

Ctrl-F Samansett søk i kjelde

Ctrl-A Vis alle poster i liste

Museklikk i liste

Dobbeltklikk eller <enter> på markert post i liste – vise / søke fram underliggande data

Klikk på overskrift i liste – sortere på kolonnen