Vi viser generelt til rapporten etter forprosjektet datert 30.11.2000 med vedlegg «Generell beskriving av datasystem som verktøy ved utarbeiding av busetnadssoger» av same dato. Revidert prosjektbudsjett av 19. januar 2001 syner totale kostnader for prosjektet på kr 1.651.650. Snøhetta forlag a.s fekk 28.2.2001 tilsagn om tilskott til prosjektet frå Statens nærings- og distriktsutviklingsfond med inntil 29 % av godkjente kostnader (kr 420.000), og 14.3.2001 tilskott frå Norsk kulturfond med kr 200.000. I 2000 fekk vi tilskott frå Sula og Volda kommunar med til saman kr 50.000. Hausten 2001 fekk vi i tillegg kr 50.000 i tilskott frå Lesja kommune. Samla tilskottsbeløp til hovudprosjektet (utbetalt og tilsagn) er dermed kr 770.000. I tillegg er det i det samla prosjektbudsjettet rekna inn arbeidet til prosjektleiar Arnfinn Kjelland i form av FoU-arbeid ved Høgskulen i Volda til ein timesats pr kr 350, til saman stipulert til ca kr 90.000.

Arbeidet med fase 1 av prosjektet starta i praksis opp tidleg hausten 2000, parallelt med fullføringa av forprosjektet. Prosjektmedarbeidar Ole Martin Sørumgård har frå 1.1.2001 arbeidd på heil tid med modellering og implementering av systemet. Han har ført samlelister over timeforbruk på dei einskilde delprosjekta. Prosjektmedarbeidar Ola Tovmo har i hovudsak arbeidd med registreringsmodular for forskjellige typar kjeldedata. Han har ført detaljerte timelister. Prosjektleiar Arnfinn Kjelland har følgt opp arbeidet med ein del møter samt kontakt med prosjektmedarbeidarane pr telefon og e-post. Han har ført detaljert timeliste.

Det reviderte prosjektbudsjettet syner at vi nok må rekne med eit høgare timeforbruk enn opphavleg rekna med. Ein årsak er at prosjektmedarbeidarane hadde meir omfattande behov for kompetanseoppbygging i bruk av verktøyet Delphi 5.0, metodikk (objektprogrammering) og det medfølgjande programmeringsspråket (ein variant av Pascal). Medan vi i desember 2000 rekna med knapt 3.900 timar for å gjere systemet operativt, er vurderinga no at det nok vil gå med ca 4.700 timar totalt til dette. Med å gjere systemet operativt meiner vi slik at det kan takast i bruk på nye prosjekt (som vi alt har hatt førespurnader om).

Vi har til ein viss grad vidareutvikla «filosofien» bak systemet. Vi ser no for oss ei meir prinsipiell todeling. Den eine delen blir ein meir direkte registreringsdel, med modular for registrering av stort sett alle tenkjelege kjeldedata som kan bli nytta i slike prosjekt. Denne delen ser vi for oss å selje på den opne marknaden relativt rimeleg, m.a. for å stimulere til igangsetjing av fleire slike prosjekt.

Overbygninga, sjølve hovudsystemet, skal førebels berre nyttast direkte av Snøhetta forlag a.s (som for Sula-prosjektet), eller under kontroll i form av prosjektleiingsfunksjonen (som for Volda). Utvikling av denne delen for vanleg sal vil ikkje få same prioritet, ut frå at marknaden for eit slikt system er eitt pr prosjekt, dvs. kanskje 5–10 stk. pr år. Vi vil nok likevel levere systemet til andre brukarar, men da under føresetnad av at kjøpar òg dekkjer nødvendig opplæring og brukarstøtte til normal timesats.

2 Revidert delprosjekt-inndeling

I forprosjektrapporten (pkt 4.4, s. 5f) kom vi fram til at følgjande delprosjektorganisering kunne vere brukande: 1) Systembeskriving og dokumentasjon. 2) Registrering/import/tilrettelegging av grunnlagsmateriale. 3) Bustadregisteret. 4) Lenking/kopling/samanknyting personrelasjonar–persongrupper–bustadar. 5) Utskrifter og rapportar. 6) Hjelpetekstar i systemet og brukarrettleiingar. 7) Vidareutvikling («ønskelista»).

Etter at arbeidet kom i gang, viste det seg at denne delprosjektinndelinga ikkje var i samsvar med den mest effektive arbeidsflyten. For det første vart det tidleg klart at Tovmo og (særleg) Sørumgård hadde eit ikkje ubetydeleg behov for å sette seg inn i generell teori om systemutvikling (t.d. database- og modelleringsteori, objektorientert programmering). I forprosjektet vart det rekna med 190 timar til opplæring i bruk av programmeringsverktøyet, medan det har synt seg at det trongst ca 100 timar meir til dette arbeidet. Denne opplæringsfasen var ikkje lagt inn i den opphavlege framdriftsplanen, og er hovudgrunnen til at arbeidet med detaljprogrammering (implementering) ikkje er kome så langt som vi hadde von om før sommaren 2001 (vi hadde inntil da tru på at vi kunne kome i gang med konkret lenking/kopling av personar og bustadar tidlegare enn det har synt seg mogleg).

Hovuddelen av det arbeidet Sørumgård har utført (jfr pkt 3.2 nedafor) går i betydeleg grad ut over det som i utgangspunktet var tenkt under fase 1 i den opphavlege faseinndelinga av prosjektet. Dette grunnar seg fyrst og fremst i at utviklingsverktøyet Delphi legg premissane for oppbygging av brukargrensesnitt på ein slik måte at det er mest rasjonelt å lage eit fullstendig, ferdig grensesnitt utan særleg behov for vidareutvikling. Omtrent det einaste som ikkje er utvikla førebels er «online» hjelpetekstar og forklaringar i programmet.

Dokumentasjonsarbeidet er teke ut av delprosjekt 2 og sett over i delprosjekt 5a. Systembeskrivinga vart utvida til ein relativt omfattande modell av systemet, som vart utsendt til referansegruppa 6. juni 2001 og drøfta i møte i Oslo 18.6.2001 (sjå pkt 3.2 nedafor). Skriving av brukarrettleingar er sett opp som eige delprosjekt 5b (sjå pkt 3.8).

Det tidlegare delprosjekt 2 er flytt ned som 4 (sjå nedafor), og splitta i a og b. 4a går på direkte registreringsmodular for kjeldedata, og 4b på konvertering og import av reelle data for Volda og Sula-prosjekta..

Nytt delprosjekt 2 blir det som tidlegare vart kalla delprosjekt 3 og 4. Bakgrunnen for at dette vart delt i to delprosjekt var at vi såg for oss bustadregisteret som eit heilt nytt element, medan lenking, kopling osv. i større grad skulle bygge på arbeidet utført i samband med utviklinga av FAMREK-systemet kring 1990. I praksis blir systemet no nyutvikla frå botnen, sjølv om ein del generelle prinsipp frå FAMREK og andre eldre systemforsøk (t.d. Nygaard 1985) blir vidareført.

Samla oversyn over ny delprosjekt-organisering:

0)	Generell teori om systemutvikling (t.d. database- og modelleringsteori, objektorientert programmering), opplæring i bruk av programmeringsverktøyet Delphi v. 5, generell prosjektleiing
1)	Systembeskriving og modellering
2)	Design, programmering og testing av a) stader, namn og tidspunkt, b) personar, relasjonar og persongrupper, c) hendingar, kjelder, normalisering og konvertering og d) søking, lenking og kopling
3)	Design, programmering og testing av utskrifter og rapporter.
4)	a) Design, programmering og testing av diverse registeringsmodular for kjeldedata, b) konvertering og testing, import av reelle data, Volda- og Sula-prosjekta
5a)	Utarbeiding av hjelpetekstar, dokumentasjon
(5b)	Skriving av brukarrettleiingar
(6)	Vidareutvikling av funksjonalitet og hjelpeverktøy
(7)	Vidareutviking, nye modular for analyse, import/eksport av data i forskjellige format (www etc.)

3 Arbeidet i 2001 og 1. kvartal 2002

3.1 0. Generell innføring, systemverktøy Delphi, prosjektleiing

Timetalet som er utført på dette delprosjektet pr utgangen av 2001 er 382, fordelt med 214 på Ole M. Sørumgård, 62,5 på Ola Tovmo og 105,5 på Arnfinn Kjelland. Det har for det aller meste gått med til innføring i systemverktøyet, drøftingsmøte på Lesja og telefonkonferansar om meir overordna, prinsipielle spørsmål. I 1. kvartal 2001 er det brukt 40 timar, og det gjeld prosjektleiing inkl. telefonkonferansar.

3.2 1. Systembeskriving, modellering og dokumentasjon

er det delprosjektet det var arbeidd mest med i første halvår 2001, av Ole M. Sørumgård. Dette arbeidet vart undervurdert i prosjektbudsjettet, men den utvida satsinga har skjedd under full kontroll og i dialog med tunge datafaglege miljø, inkl. referansegruppa. Vi meiner dette arbeidet utan tvil vil lette gjennomføringa av dei komande delprosjekta: arbeidet med lenkings-/koplings- og samanknytningsproblematikken og delen om utskrifter og rapportar. Vi omdisponerer derfor timane i samsvar med dette.

Ole M. Sørumgård starta arbeidet med databasemodellering og tilhøyrande beskriving januar 2001. I timelista er det ført eit par (korte) veker med konsentrert innføring i databaseteori og -modellering, samt eigenopplæring i bruk av dataverktøy for slik modellering. Dette er nok lite i høve til den tida som verkeleg går med til å danne seg det nødvendige grunnlaget. Men det er umogleg å føre dei vanlege timelistene så detaljert at denne typen arbeid går fram – oppgradering av nødvendig teoretisk grunnlag m.m. skjer i ein kontinuerleg prosess, og må reknast innbakt i dei ordinære timane som er ført.

Modelleringa av databasen som blir kjernen i Busetnadssoge kan delast inn i samsvar med dei elementa som skal registrerast og beskrivast: stader (bustader), relasjonar (parforhold), personar, hendingar og kjelder, og ikkje minst tilhøvet mellom dei ulike elementa. I tillegg er det nokre andre grunnleggande eigenskapar som er handsama, t.d. namn (stad- og personnamn) og tidspunkt/-periodar. Vedlagt fylgjer ei oversiktsskisse for heile databasen. Det er elles slik at det er nødvendig å omdefinere delar av modellen etter kvart som arbeidet med implementasjon (verkeleggjering, programmering) går framover, m.a. etter tilrådingar frå referansegruppa. Den endelege modellen med tilhøyrande definisjonar og beskriving av data (eigenskapar) skal inngå som ein del av dokumentasjonen til Busetnadssoge, men vil altså ikkje vera ferdig før sjølve applikasjonen (programmet) er tilnærma ferdig. Hovudtyngda av dette arbeidet var likevel ferdig ved utgangen av 2. kvartal 2001.

Oppstart av sjølve implementasjonen, dvs. definisjon av databasetabellar og koding av «styreprogrammet» og «brukargrensesnittet», starta i 3. kvartal 2001. Her gjeld kanskje i enda større grad kommentarane over kring teoretisk grunnlag m.m. I timelista er det ført opp ca 2 veker med oppgradering av kunnskapar i objektorientert programmering samt innføring i programmeringsverktøyet Delphi. Dette er sjølvsagt altfor lite – truleg mesteparten av den tida som reknast som «programmering» dreier seg eigentleg om oppslag i handbøker/online-hjelpetekster og nitid studering av dei ulike moglegheitene og avgrensingane som finnast. Bak nokre få liner med programkode kan det derfor ligge omfattande «forstudier», spesielt i startfasen.

Det vi no kallar (teknisk) dokumentasjon, består altså i at modellen blir henta fram og tilpassa den endelege versjonen av eit element (tabell o.l.) etter programmering. Sjå vedlegg, døme på dokumentasjon av tabellen «Stad» (jfr. Generell beskriving dat. 30.11.2000 pkt 2.6). Endeleg dokumentasjon vil bestå av tilsvarande for kvar tabell (ca 40–50), sjølve kjeldekoda i elektronisk form (med innskrivne forklarande merknader for dei einskilde prosedyrane) og s.k. UML-diagram (unified model language) som dokumenterer dei abstrakte datastrukturane i programmet.

3.3 2. Design, programmering og testing av a) stader/namn/tidspunkt, b) personar, relasjonar og persongrupper, c) hendingar/kjelder/normalisering/konvertering og d) søking/lenking/kopling

Det synte seg altså relativt rask at dette arbeidet måtte omfatte meir enn berre oppbygging av det s.k. bustadregisteret. Både «namn» og «tidspunkt» vil bli nytta i samband med personar, relasjonar, hendingar osv. – slik at ein god del av grunnlaget (basiskoden) for dei delane alt er på plass. Vidare gjeld dette òg for programsystemet som ein heilskap: mykje av tida har gått med til styring av databasar, handtering av feilsituasjonar, bruk av transaksjonar ved endring i tabellane o.l. Dette er kode som ein direkte nyttar i resten av systemdelane som skal implementerast. Ser vi nærare på dei delane som er meir eller mindre ferdig, fordeler dei seg slik (prosent av total kode):

program generelt, databasar, div. verktøy	11 %
namn, namnerutiner	18 %
stader	52 %
dialog for reg. av stader	16 %
tidspunkt (uferdig)	3 %

Elles har ein del tid gått med til «revisjon» av eksisterande kode, etterkvart som ein ser effekten av samspelet mellom dei ulike delane – og spesielt ved testing på ei database i «full» målestokk, dvs. med ein 1500–2000 stader. Som døme kan nemnast at koden akkurat nå er under endring for å effektivisere innlasting av bustadstrukturen ved oppstart av programmet. Ved testing på ei «full» database tar dette 2 – 2,5 min. i ein feilsøkingssituasjon (aktivert debugging i Delphi). Når ein gjennomfører kanskje 15 – 20 slike testar (gjerne fleir òg) i løpet av ein dag, seier det seg sjølv at det vil gå med altfor mykje tid til frustrerande venting.

3.4 3. Design, programmering og testing av utskrifter og rapporter

Dette delprosjektet blir utvikla når arbeidet med Sula- og Volda-prosjekta er så langt kome at ein treng utskrifter frå databasane til korrektur- og trykkingsformål.

3.5 4a. Design, programmering og testing av diverse registeringsmodular for kjeldedata

er det andre delprosjektet det har vore arbeidd tungt med hittil. Her har Ola Tovmo utvikla tre modular som er implementert i Sula- og Volda prosjekta. Den første blir nytta til registrering av nyare personinformasjon innsamla ved hjelp av skjema til alle husstandar i Sula kommune. Den andre blir nytta til registrering av dei delane av dei eldre bygdebøkene for Volda kommune (Per Aarviknes: Voldasoga 1–3 og Sverre Lyngnes: Dalsfjordsoga) som må betraktast som primærkjelder: personinformasjon etter ca 1930, inkl. flytteinformasjon attende til 1860-åra (pga at ein må rekne med forfattarane samla dette stoffet gjennom intervju etc. i si samtid).

Da desse to var ferdige starta Tovmo utvikling av ein registreringsmodul for generelle kjelder, inkl. tilfeldig litteratur, bilete m.m. Ein slik modul vil vere heilt nødvendig for at systemet skal framstå som eit totalt hjelpemiddel for bygdebokforfattarar, som i dag i alle høve må behandle uoverskulelege mengder tilfeldig informasjon (korrespondanse, tilsendte kopiar frå diverse publikasjonar, e-post m.m.).

Modulen har arbeidstittel «Littreg». Vi reknar med den vil ha ein marknad for seg sjølv. Ved hjelp av «Littreg» registrerer bygdebokforfattaren (eller andre) all informasjon om personar og personrelasjonar, stader og – dersom det er ønskeleg – kva emne slike tilfeldige kjelder omhandlar. Innafor eit bygdebokprosjekt vil det registeret som her kan byggast opp utgjere eit verdifullt «biprodukt», med stor verdi ut over sjølve det ferdige bygdebokverket (utlagt på biblioteket eller web for søk m.a. for skuleelevar).

«Littreg» vart tilnærma ferdig i januar. Den blir no tilpassa registrering av gamle bilete, etter som slike må reknast som kjelder på line med annan tilfeldig informasjon, samt at dei er viktige som element i dei ferdige bokverka. Når modulen for registrering av biletinformasjon er ferdig, reknar vi ikkje med at det trengs særleg meir arbeid på dette delprosjektet.

3.6 4b. Konvertering og testing, import av reelle data, Volda- og Sula-prosjekta

Her er det gjort ein del arbeid etter kvart som det har vore behov. Stort sett all kjelderegistrering i desse prosjekta er gjort i andre system enn det som no blir utvikla (BD87 for DOS, MS-Excel). Nokre registreringar er konverterte i samband med implementering av ferdige modular (gjeld reg. av dei gamle Voldasoge-bøkene og litteraturregistreringane både for Volda og Sula), medan andre (først og fremst kyrkjebøkene og folketeljingane) står att. Vi reknar med dette kan vere gjort på ca 200 timar (som blir dekte av brukarane).

3.7 5a. Utarbeiding av hjelpetekstar og dokumentasjon

Korleis vi lagar teknisk dokumentasjon av systemet er det gjort greie for i pkt 3.2 framafor. Når det gjeld hjelpetekstar inne i sjølve systemet (på skjermen) tek vi sikte på – i den endelege versjonen – å klippe desse inn frå den skrivne brukarrettleiinga. I første omgang blir det berre lagt inn slike hjelpetekster der det kan vere tvil om funksjonen til eit element i brukargrensesnittet.

3.8 5b. Skriving av brukarrettleiingar

Sørumgård og Tovmo skriv korte brukarrettleiingar for dei einskilde modular etter kvart som dei blir gjort ferdige, innafor det stipulerte timetalet i dei einskilde delprosjekta. Dei har dels form som stikkordlister for funksjonalitet og kommandoar, dels litt meir fyldige som gjer meir greie for arbeidsgangen. Sjå vedlagte døme.

Meir omfattande, samla brukarrettleiing for systemet skal etter planen no skrivast av Arnfinn Kjelland, med oppstart hausten 2003. Omfanget av dette arbeidet er førebels ikkje klart. Kjelland vil søkje Høgskulen i Volda om s.k. vikarstipend for delvis skriving av slike rettleiingar i kombinasjon med utvikling av vitskaplege problemstillingar for analyse av denne typen historiske data. Han vil òg søkje Norsk faglitterær forfatterforening om prosjektstipend for utvikling av brukarrettleiingane til ei meir generell lære-/handbok i korleis planlegge og gjennomføre denne typen prosjekt. Dette arbeidet er planlagt gjennomført hausten 2003 og våren 2004, og er definert utanfor dette hovudprosjektet.

3.9 6. Vidareutvikling av funksjonalitet og hjelpeverktøy, og 7. Vidareutviking, nye modular for analyse, import/eksport av data i forskjellige format (www etc.)

Desse delprosjekta er no òg definerte ut av dette hovudprosjektet, m.a. fordi dei ikkje er nødvendige for å gjere systemet operativt, og fordi det stipulerte omfanget av prosjektet likevel kjem til å bli meir omfattande enn tidlegare planlagt.

Vi tek sikte på å kome attende med eit eige prosjekt for dette arbeidet seinare.

4 Ny framdriftsplan

Vedlagt ligg revidert prosjektbudsjett og framdriftsplan for hovudprosjektet. Vi reknar framleis med å ha gjort unna delprosjekta 1–5a i løpet av inneverande år, slik at arbeidet med databasane for Volda- og Sulasogene kan fullførast så snart som råd er. Delprosjekt 5b (brukarrettleiingar) kjem altså dels i 2002, dels i 2003–04 og delprosjekta 6–7 (vidareutvikling) held vi utanfor hovudprosjektet.

Ut frå dette er vi komne fram til at det står att ca 1650 timars arbeid med delprosjekta, der 2b–5a er dei tyngste.

5 Vedlegg

1. Samandrag, revidert kostnadsoversyn og framdriftsplan.

2. Døme frå systemutviklinga: oversiktsskisse over hovudelementa i systemet

3. Døme frå systemutviklinga: dokumentasjon diagram 1 Stader.

4. Døme på dokumentasjon/brukarrettleiing: Stikkordliste for funksjonalitet og kommandoar for program- og stadvindu, med utskrift av hovudvindu

5. Døme på bruk av/brukargrensesnitt for «Littreg».